หลักการพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

การตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้

1.ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ บริษัทที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์สำนักงานอัตโนมัติ มักจะให้บริการด้านการให้คำปรึกษาหรือเป็นผู้จัดตั้งระบบโดยไม่คิดมูลค่า เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของแต่ละสำนักงาน ในการเปลี่ยนจากสำนักงานธรรมดาเป็นสำนักงานอัตโนมัติ แต่มักจะพบว่าบริษัทผู้ขายพยายามยัดเยียดการขายมากเกินไป ทั้งที่บางครั้งอุปกรณ์บางอย่างไม่จำเป็นต้องใช้ และอาจไม่ยอมแถลงถึงคุณสมบัติที่ดีกว่าของคู่แข่งขัน หรืออาจบีบบังคับให้ลูกค้าตกลงทำสัญญาซื้อผลิตภัณฑ์ก่อนที่จะได้ทำการวิจัยว่าเหมาะสมแลวหรือยัง

2.ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท บริษัทที่ต้องการมีสำนักงานอัตโนมัติอาจจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเองเพื่อทำการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะและคววรมีพนัก งานที่มีความชำนาญด้านการจัดการข้อมูล เข้าทาร่วมด้วยเพราะมีคงามคุ้นเคยกับระบบจัดการข้อมูลในปัจจุบัน จะได้ตระหนักถึงส่วนดีส่วนเสียเมื่อจะต้องเปลี่ยนแปลงเป็นระบบใหม่

3.ที่ปรึกษา บางบริษัทไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญพอที่จะจัดตั้งทีมงานขึ้นเองได้ก็จะต้องอาศัยที่ปรึกษาภายนอกบริษัทซึ่งควรเป็นบุคคลหรือกลุ่มที่เชี่ยวชาญด้านสำนักงานอัตโนมัติเป็นพิเศษ

4.ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา เป็นการจับมือกันระหว่างบุคคลภายใน และภายนอกบริษัทเพราะทีมงานในบริษัทย่อมรู้ซึ้งและให้ข้อมูลของบริษัทในขณะที่ที่ปรึกษา มีความรู้เป็นอย่างดีในการจัดระบบจะสามารถพิจารณาทุกแง่ทุกมุมของปัญหาได้โดยปราศจากอคติ ซึ่งวิธีนี้เป็นวิธีที่นิยมใช้กันมากที่สุด เพราะรู้ว่าบริษัทพร้อมหรือยัง

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาก่อนการเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงาน มีดังนี้
1. การจัดการเอกสารในสำนักงาน พิจารณาถึงข้อมูลในด้านต่าง ๆ ดังนี้

- ปริมาณงานที่พิมพ์มีมากน้อยเพียงใด และความยาวของเนื้อหา
- เวลาที่ใช้ในการพิมพ์เอกสาร เวลาที่ต้องการให้เอกสารเสร็จ
- ปริมาณเอกสารมีมากน้อยเพียงใด และเอกสารที่ต้องใช้ทำสำเนามีมากหรือไม่
- ระดับคุณภาพและความสวยงามของเอกสารที่พิมพ์
- ปริมาณเอกสารที่ผิดพลาด และจะต้องถูกแก้ไข
- ปริมาณงานที่สามารถใช้คอมพิวเตอร์เข้าช่วยได้มากแค่ไหน
- จำนวนพนักงานที่ผลิตเอกสารและค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน
- จำนวนความสึกหรอของอุปกรณ์ที่ใช้เยวกับเอกสาร

2. การวิเคราะห์ระบบสำนักงานทั้งระบบ พิจารณาสิ่งต่อไปนี้
- พิจารณาโครงสร้างของระบบสำนักงาน ว่าที่ใช้อยู่นั้นดีหรือยัง
- พิจารณาผังของสำนักงาน ว่ามีการเคลื่อนไหวของข้อมูลอย่างไร
- พิจารณาหน้าที่ของอุปกรณ์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
- พิจารณาของแบบฟอร์มที่ใช้วิเคราะห์
- พิจารณาหน้าที่ของงานแต่ละอย่าง เพื่อทราบการทำงานรายละเอียดของงานทั้งหมด